Dieser Beitrag ist Work in Progress. Setzt Euch ein Lesezeichen und schaut immer mal wieder vorbei, um die jetzt noch fehlenden Teile zu lesen.

Vor 5 Jahren hatte ich einen Twitter-Thread über mein Wissensmanagement geschrieben. Nachdem gestern auf diesen alten Beitrag verwiesen wurde, musste ich feststellen, dass er – wenig überraschend – inzwischen ziemlich in die Jahre gekommen ist. Ein Update ist vor allem deswegen nötig, weil ich 2 Tools nicht mehr nur nicht empfehlen kann, sondern aktiv davon abraten würde. Außerdem habe ich inzwischen wieder begonnen zu studieren – im Master – und daher haben sich meine eigenen Bedürfnisse verändert und in erster Linie erweitert.

Daher ein Update. Buckle up, Buttercup.

Mein Wissensmanagement im Jahr 2026

The Times They Are a-Changin’

Neue Ausrichtung: Digitale Souveränität first

Spätestens mit der Twitter-Übernahme durch Musk, aber eigentlich schon viel früher, durch Googles rabiates Einstellen beliebter Dienste, sollte klar sein, dass Daten, die ‘in der Cloud‘ liegen, Daten sind, die man nicht unter Kontrolle hat. Immer mal wieder gingen Dienstanbieter über Nacht pleite, ohne, dass die User Chancen hatten, ihre Daten rechtzeitig rauszuziehen.

Die geopolitischen Veränderungen seit der Wiederwahl von Donald Trump und die realistische Chance, in einem Handelskrieg Kollateralschaden zu sein, haben mich dann meine Tools sukzessive von Fremd-Hosting auf Self-Hosting umstellen lassen.

Das war, trotz meines Backgrounds als ehemalige Unix-Systemadministratorin, eine ganz schön intensive Lernkurve und handlebar ist es nur, weil die moderne Containerisierung von Software, ein paar der Schmerzen aus dem Unterfangen rausnimmt.

Zu diesem Thema gäbe es noch viel zu sagen, aber ich möchte diesen Artikel nicht komplett derailen. Ich hoffe, ein anderes Mal dazu zu kommen, darüber zu schreiben.

Nur so viel: Ich bin nicht vollständig digital souverän und werde das vermutlich auch nicht erreichen.

Neuer Schwerpunkt: Studium

Während mein Bachelor-Fernstudium nebenberuflich lief, bin ich derzeit hauptberuflich Studentin. Entsprechend ist das Wissen, dass ich im Moment manage, vorwiegend akademischer Natur.

Das bedeutet aber nicht, dass es nicht journalistische Themen gibt, die ich weiterhin low-key verfolge und entsprechend auch Methoden benötige, nach dem Ende meines Studiums Fäden wieder aufnehmen zu können, ohne vor einem ungeordneten Chaos zu stehen.

Neue Anforderung: Betrieb eines komplexen Self-Hosting-Ökosystems

Wenn man sich auf das Abenteuer Self-Hosting einlässt, gibt es zwei Grundvoraussetzungen, ohne die es nicht geht: Dokumentation¹ und Backups. Die Dokumentation muss zusätzlich für meinen Mann zugänglich sein, damit ich nicht den Single-Point-of-Failure im Haushalt darstelle.

Meine Tools – Stand 2026

Das Dreamteam: Zettlr & Zotero

Zotero ist Kern meines Wissensmanagements seit 2009 und daran hat sich auch 2026 nichts geändert. Das Zusammenspiel mit Zettlr war bereits 2021 wichtig, hat sich aber durch das Studium nochmal verstärkt.

Für wen eignet sich Zotero?

Für alle, die sich intensiv mit langen und kurzen Texten auseinandersetzen müssen und aktiv damit arbeiten.
Für alle, die Texte korrekt zitieren müssen.
Für alle, die große Mengen Texte über eine lange Zeit verwalten und Inhalte schnell wiederfinden müssen.
Für alle, die Texte, Markierungen und Anmerkungen an einem Ort geordnet aufbewahren wollen.
Für alle, die schnell Bibliographien, Leselisten u.ä. erstellen wollen.
Für alle, die mit unterschiedlichen Geräten arbeiten wollen.
Für Recherchekollektive.
Für Forschungsgruppen.

Zotero – lokale Installation & Cloud-Service

Zotero begann als Zitat- bzw. Literaturverwaltung, hat aber seit meinem letzten Artikel an Funktionalität zugelegt.

Besonders erwähnenswert:

der PDF-Reader mit Markierungs- und Notizfunktionen, der externe PDF-Reader überflüssig macht …
… und inzwischen auch ePub unterstützt (bisher nicht auf Mobilgeräten)
die Android-App (iOS-Unterstützung gabs schon vorher)
die Übersicht der zuletzt gelesenen Dokumente
eingebaute Text-To-Speech-Unterstützung.

Optisch hat sich allerdings nicht viel verändert. Wer wegen der Oberfläche lieber zur Konkurrenz gegriffen hat, wird sich auch im Jahr 2026 nur schwer mit Zotero anfreunden können².

Leider ist Zotero auch vom Speicherbedarf her in der Zwischenzeit etwas ‘fetter’ geworden. Was aber auch an der Menge der von mir installierten Add-Ons liegen kann.

Was weiterhin für Zotero (und teilweise gegen die Alternativen) spricht:

Kostenlos³ & Open Source
eine sehr aktive Nutzergemeinschaft
die Apps für iOS und Android
ein umfangreiches Add-On-Ökosystem⁴
die Synchronisation der Anhänge über WebDAV
die Möglichkeit, automatische Bibliographien für Blogartikel zu erstellen.

Von mir verwendete und empfehlenswerte Add-Ons:

Add-on Market for Zotero⁵ – eine komfortable Add-On-Verwaltung
Better BibTeX for Zotero – für die Integration mit Zettlr
Zutilo – erleichtert diverse wiederkehrende Aufgaben enorm
Attanger (Attachment Manager) – unverzichtbar⁶
Zoplicate – Vermeidet Duplikate⁷
MarkDB-Connect – siehe hier
Zotero Reading List – was muss ich lesen? was habe ich gelesen?
Chartero – die Zotero-Bibliothek visualisieren!
Zotero Pin Items – Zotero-Einträge in einer Sammlung anpinnen
Bionic for Zotero – ADHD-freundliches ‘Bionic reading’⁸.

Für Lehrende interessante Add-Ons:

Syllabus – Einen Syllabus direkt aus einer Zotero-Sammlung erstellen.

Wo Zotero schwächelt: Bei der digitalen Souveränität.

Nach wie vor kann man Zotero einfach lokal installieren und nutzen, ohne den Zwang, Daten auf fremden Servern lagern zu müssen.

Sobald man aber Zoteros Sync-Funktionalität nutzen will, also …

… seine Zotero-Bibliotheken auf mehr als einem Gerät nutzen will …
… eine Zotero-Bibliothek mit mehreren Personen nutzen will …
… Dateianhänge auf mehr als einem Gerät nutzen will, auch, wenn man über einen eigenen WebDAV-Server zugreift …

… benötigt man einen Account auf Zotero.org. Verbindet man seine Zotero-Clients und -Apps mit den Zotero-Servern, werden dort die Metadaten der gespeicherten Dokumente, Markierungen und Notizen gespeichert⁹.

Vor nicht allzu langer Zeit ist das Karlsruhe Institut für Technologie auf Zotero als offiziell unterstützte Literaturverwaltung umgestiegen. Gerade dass Gruppenbibliotheken zwingend Zotero.org-Accounts voraussetzen und auch die Anhänge in Gruppenbibliotheken kostenpflichtige Speicher voraussetzen, erfreut niemanden wirklich. Es wäre schön, wenn Zotero gerade aufgrund der geopolitischen Situation die Unabhängigkeit seiner Nutzer unterstützen würde, aber viel Hoffnung habe ich da nicht.

Meine Zotero-Ressourcen

Für meine Kommilitonen habe ich inzwischen mehrfach dreistündige Einführungen in die Arbeit mit Zotero gehalten. Im GitLab des KIT findet ihr meine Zotero-Anleitungen¹⁰:

Zotero mit bwSync&Share als WebDAV-Sync für Anhänge einrichten¹¹

Die neue "Zuletzt gelesen"-Ansicht, die in Zotero 10 eingeführt wurde. Die Heatmap in der rechten Spalte ist ein Produkt des Zotero-Plugins "Reading Heatmap".

Ansicht des Fensters des Plugins "Add-on Market."

Zettlr – lokale Installation

Wissen erfassen

Boox Note Air 3C – Gerät

Jenseits von Zotero

Readwise & Readwise Reader – Cloud-Service

Paperless als Dokumentendump – Self-Hosting

AFFiNE als Notion-Ersatz (somewhat) und als Mindmaps-Tool – Self-Hosting

WordPress als durchsuchbarer ‘Catch All’.

Mein übermotiviertes Lese-Ökosystem

Calibre – lokale Installation

Calibre-Web für den Online-Zugriff & Geräte-Sync – Self-Hosting

Audiobookshelf als Audiobook-Reader und Podcatcher – Self-Hosting

KoReader, KoSync, Bookbridge – Apps & Self-Hosting

Jenseits von Zettlr

Scrivener – lokale Installation

HedgeDoc statt Google Docs – Self-Hosting

(Nicht nur) Self-Hosting beherrschen

Bookstack als kollaborative Knowledgebase – Self-Hosting

Wissensverwaltung automatisieren

n8n als IFTTT-Ersatz – Self-Hosting

Syncthing als Rückgrat – Self-Hosting und lokale Installation

Wissen was war

Archivebox als Webseiten-Spiegel – Self-Hosting oder lokale Installation

Honorable Mentions

Dashy – Self-Hosting

Wahrscheinlich nutze ich nicht mehr Tools als früher, aber es fühlt sich auf jeden Fall so an. Um den Überblick nicht zu verlieren und gerade um schnellen Zugriff auf den ganzen Self-Hosting-Zoo zu haben, nutze ich das Dashboard-Tool Dashy. Die Hauptseite bietet mir schnelle Zugriff auf alle von mir betriebenen Dienste, auf einer weiteren Seite sind wichtige Bibliotheken und Meta-Suchmaschinen nur einen Klick entfernt.

So habe ich von allen Geräten aus schnellen Zugriff auf meine wichtigsten Ressourcen fürs Wissensmanagement.

Dashy zeigt mir auch das aktuelle Wetter, die Uhrzeit, sowie die IP des Routers an. Außerdem informiert mich ein Widget, ob die nächtlichen Backups fehlerfrei durchgelaufen sind.

Icons für die unterschiedlichen selbst-gehosteten Dienste. Man sieht zwei Spalten: "Office" und "Medien"

In der Office-Spalte sieht man: Paperless, Hedgedoc, Knowledgebase, Vert, Journiv, Stirling-PDF.

Keep it Shot – lokale Installation

Keep it Shot ist ein kleines Tool für macOS, das im Hintergrund Screenshots sinnvolle Namen gibt. Wer wissen will, was ein Screenshot zeigt, ohne jeden einzelnen ansehen zu müssen, dem hilft Keep it Shot dabei, Ordner hunderten Screenshots und nichtssagenden Namen zu vermeiden.

Das macht Keep it Shot mit Hilfe eines LLMs. Wer LLMs vermeiden möchte, lässt die Finger weg.

Tropy – lokale Installation

Für die Archivrecherche, für die Recherche in digitalisierten Zeitungen und anderen Digitalisaten und im Grunde für die Arbeit mit jeder Ressource, die vorwiegend aus Bilddaten besteht, ist Tropy das Tool der Wahl. Tropy wird von Digital

There and Gone Again

Au Revoire

(No) Not Many Hard Feelings

IFTTT

IFTTT war lange Zeit unter anderem deswegen sehr nützlich, weil es mir half, unfassbar nützliche Informationen, die über Twitter zu mir strömten (the good old days) ohne viel Aufwand in verschiedenen Formaten festzuhalten. Je nach Art der Information, ihrem Ursprung oder meinen Bedürfnissen. Unter Zapier und ähnlichen Diensten, war IFTTT auch immer der benutzerfreundlichste und günstigste. Für nicht-zahlende Nutzer gab es mehr Service, als bei der Konkurrenz.

Durch Twitters Niedergang und der anfänglich fehlenden Unterstützung für Twitter-Alternativen, verlor IFTTT bei mir an Bedeutung und wurde inzwischen fast komplett durch n8n ersetzt.

Evernote

Auch für Evernote hatte ich lange gezahlt. Aber die Entwicklung stagnierte, die Funktionen wurden klobiger statt besser, so dass ich keinen Sinn mehr darin sah und auch meine Nutzung nahm zunehmend ab. Als Evernote dann kostenlose Accounts auch noch auf nur noch ein Gerät beschränkten, zog ich das finale Backup und habe mein Archiv mit einem Script in Markdown-Notizen umgewandelt.

AVOID – AVOID – AVOID

Diigo

Ich war gut 10 Jahre überzeugte Diigo-Nutzerin und Kundin. Aber es gibt so ein paar Punkte, ab denen man als Nutzer eines Dienstes aufmerksam werden sollte. Dazu gehört z.B., wenn ein Dienst stagniert. Ich halte nichts davon, wenn Dienste viele halbgare neue Features implementieren, nur um nicht ‘stale’ zu wirken. Kritisch wird es aber auch, wenn es über eine halbe Dekade überhaupt keine neuen Funktionen angeboten werden – und was noch schwerer wiegt ist, wenn auch vor 10 Jahren angekündigte Funktionen nie umgesetzt werden. Werden statt dessen Funktionen stillschweigend deaktiviert oder werfen Fehler, ohne, dass diese behoben würden, dann heißt es: Ohren anlegen.

Ist dann auch noch der Support nicht oder nur schwer zu erreichen (selbst für zahlende Kunden) dann sind die Anzeichen für “Broken Windows¹²” erfüllt.

Da alle drei Punkte auf Diigo zutrafen, habe ich meinen Account dort vor Jahren gekündigt, meine Daten exportiert und bei Raindrop.io importiert. Allerdings habe ich Raindrop.io dann nur kurz aktiv genutzt, weil es sich zwar als recht gut, aber für mich eben doch auch nicht passend erwiesen hat.

Trotz meiner Unkenrufe existiert Diigo weiterhin, ich kann mich noch in meinen Account einloggen und alle Daten sind noch da. Solltet ihr Diigo nutzen, müsst ihr also nicht hastig die Zelte abreißen, nur weil Mela ‘Wolf’ schreit. Ich würde dennoch zu regelmässigen lokalen Backups raten.

Journey

Es geht, meiner Ansicht nach, noch schlimmer als Diigo. Journey ist ein Tagebuch-Tool. Was darin gespeichert wird, sind also unwiederbringliche Erinnerungen. Von einem Betreiber eines digitalen Tagebuchs, erwarte ich daher in besonderem Maße Verhalten, dass auf Zuverlässigkeit schließen lässt.

Leider hat Journey über die Jahre immer mal wieder sein Geschäftsmodell dahingehend verändert, dass mehr und neue ‘Anreize‘ eingeführt wurden, für den Dienst zu zahlen. Das kann ich zu einem Teil durchaus verstehen … gerade wenn ein Unternehmen Lifetime-Tarife anbietet, aber natürlich laufende Kosten für Entwicklung und Support hat.

Im Zuge meiner Versuche zur digitalen Unabhängigkeit bin ich dann darauf gestossen, dass Journey ein Journey-Backend anbietet, das man selbst-hosten kann. Ich habe dieses Backend aufgesetzt und – oh boy – war ich nicht begeistert, von dem was ich unter der Haube gesehen habe. Ich habe noch nie so hektisch Backups gezogen. Ein Prozess, den einem Journey auch nicht so leicht macht, wie es einem ein Tagebuch-Tool machen sollte.

Mehr noch ist Antwort auf Support-Fragen Glücksache. (Als ich dem Unternehmen eine Mail schickte, dass jemand ihr Copyright bricht, wurde allerdings recht umgehend reagiert. Tja.) Um noch eine Schippe drauf zu legen: Es gibt ein Supportforum, dass eigentlich dazu gedacht ist, dass sich User auch gegenseitig Fragen beantworten, was gerade für das selbst-gehostete Backend, für das es keinen offiziellen Support gibt, recht hilfreich wäre. Doch während meine Fragen wochenlang nicht freigeschalten wurden, kam täglich Spam problemlos durch. Nach mehrfachem Nachfragen wurde dann eine meiner Fragen freigeschalten und die anderen weiterhin ignoriert.

Wenn ein Unternehmen, dem ich meine Tagebuchdaten anvertraue, es nicht mal auf die Kette bekommt, ein simples Forum unfallfrei zu administrieren, dann verliere ich das Vertrauen.

Es ist aber nicht so, dass es keine Entwicklung gäbe. Als ich kürzlich den Journey-Client mal wieder geöffnet habe, sahen einige Bereiche anders aus, einige Funktionen (z.b. die Backup-Funktion) stehen jetzt auf einmal auf “Beta” etc.

Also auch hier, wenn ihr Journey nutzen solltet, müsst ihr nicht losrennen und alle eure Daten dort rausziehen, nur weil ich mein Vertrauen verloren habe. Aber ich rate erneut zu häufigen Backups.

Fußnoten

Dokumentation ist nicht mehr und nicht weniger, als das strukturierte verwalten sehr spezifischen Wissens. ↩︎
Es gibt Add-Ons, mit denen man Zotero etwas aufhübschen kann, aber auch die reissen es nicht wirklich raus, IMHO. ↩︎
Solange man keinen Dateisync oder aber einen eigenen WebDAV-Server nutzt. Der Datei-Sync von Gruppenbibliotheken erzwingt, meines Wissens nach, immer noch die Nutzung der kostenpflichtigen Zotero-Cloud. Wer Zoteros fortgeschrittene TTS-Modelle nutzten will, muss auch eines der angebotenen Storage-Pakete buchen. Hier ist das Preis-Leistungsverhältnis meiner Ansicht nach recht undurchsichtig. ↩︎
Zotero erfreut sich anscheinend besonders unter chinesischen Wissenschaftlern zunehmender Beliebtheit. Viele Add-Ons stammen von chinesischen Entwicklern. Das bedeutet leider auch, dass nicht alle übersetzt wurden und manche nur zum Teil. ↩︎
Direkt als erstes installieren. Macht das Leben so viel einfacher. ↩︎
Alleine die Option ‘Neue Datei anhängen‘, die immer die aktuellste Datei aus dem Download-Ordner, an den gerade ausgewählten Zotero-Eintrag anhängt und die Datei anschließend aus dem Download-Ordner löscht, erschlägt zwei bis drei Handgriffe mit einem Klick. ↩︎
Man hat ein Dokument schon mal vor ein paar Wochen oder Monaten hinzugefügt, kann sich aber nicht mehr erinnern? Zoplicate warnt, wenn ein Dokument bereits in der Bibliothek enthalten ist. ↩︎
Es gibt AFAIK keinen wissenschaftlichen Nachweis, dass ‘Bionic reading’ signifikante Vorteile bringt. Manche Menschen finden es dennoch hilfreich und angenehm. ↩︎
Man kann den Sync auf Bibliotheksebene aktivieren oder deaktivieren. Man kann für eine Bibliothek mit weniger sensiblen Daten z.B. den Sync nutzen, eine andere Bibliothek mit sensiblen Daten, die man mit dem gleichen Client auf dem gleiche Gerät nutzt, aber vom Sync ausschließen. ↩︎
Derzeit noch nur eine. ↩︎
Diese Anleitung sollte mit den meisten NextCloud- und OwnCloud-Installationen verwendet werden können, nicht nur mit bwSync&Share. ↩︎
Der Begriff stammt aus der Kriminologie und ist umstritten. Ich nutze ihn hier dennoch, weil er Beobachtungen aus meiner Kindheit gut beschreibt. Aufgewachsen in einem ‘strukturschwachen Gebiet‘ erinnere ich mich, dass wir immer wieder an kleinen Industrieunternehmen vorbeigefahren sind, an deren Betriebsgebäuden mal wenige, mal viele Scheiben zerbrochen waren. Der Anblick steht für mich noch heute für den langsamen Verfall aus der Zeit gefallener Industrien. Die Unternehmen hörten zumeist auf zu existieren, noch bevor ich das Erwachsenenalter erreichte. ↩︎